Wie in Vlaanderen een veldtoertocht organiseert, weet dat daar heel wat bij komt kijken. Als organisator moet je bij verschillende instanties aankloppen om toelating te krijgen. Met de E-tool VTT wil Sport Vlaanderen de administratieve procedure voor de organisatoren van veldtoertochten vergemakkelijken en op een uniforme manier laten verlopen.
Sport Vlaanderen heeft de E-tool VTT samen met de verschillende betrokkenen, de verenigingen, sportfederaties, gemeenten, provincies en het ANB, ontwikkeld. In de e-tool VTT is er een loket voorzien voor zowel de organisatoren, de federaties als voor de steden en gemeenten. Zij kunnen het dossier op ieder moment raadplegen. Alle betrokkenen krijgen op regelmatige tijdstippen informatie over de status van het dossier per mail toegestuurd.
Telkens wanneer een organisator een aanvraag indient, worden de tochten gescreend op datum en per provincie in een globale kalender gezet. De sportfederaties maken op basis daarvan hun kalender op. Sport Vlaanderen screent daarna de veldtoertochten en controleert of er geen andere veldtoertocht op dezelfde dag in hetzelfde gebied plaatsvindt. Na positief advies stuurt Sport Vlaanderen de aanvraag door naar het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB). Het ANB onderzoekt de veldtoertocht en geeft, indien de tocht door haar gebieden loopt, al dan niet de toestemming voor de tocht.
Sport Vlaanderen wil zoveel mogelijk rekening houden met de opmaak van de zomer- en winterkalender van de verschillende federaties. Daarom is de timing van de aanvraag zeer belangrijk en werkt Sport Vlaanderen met zogenaamde ‘bulk’-aanvragen. Dit betekent dat je voor het indienen van verplichte documenten enkele belangrijke data moet respecteren. Heb je een deadline gemist? Geen nood, je kan je aanvraag nog steeds “individueel” indienen.
